Freelancer & Steuern: Die 5 häufigsten Fehler

Lerne in diesem Beitrag, wie du als Freelancer Steuern korrekt zahlst und teure Fehler vermeidest. Ich habe fünf häufige Fehler zusammengestellt, welche insbesondere für Freelancer am Anfang der Karriere relevant sind.

1. Zu niedrige Steuervorauszahlungen

Der erste Einkommensteuerbescheid erreicht dich in der Regel erst zwei Jahre, nachdem du deine Tätigkeit als Freelancer aufgenommen hast. Die darin aufgeführte Einkommensteuer berechnet sich ab dem Tag der Anmeldung deiner selbstständigen Tätigkeit. Bis zu diesem ersten Einkommensteuerbescheid können wir die Höhe der Einkommensteuer-Vorauszahlung selbst definieren. Hier machen viele Freelancer den Fehler, die Höhe dieser Steuerzahlung viel zu niedrig anzusetzen. Das erscheint sinnvoll, da insbesondere in der Gründungsphase die Liquidität oft knapp ist. 

Wenn du durch geringere Vorauszahlungen als Freelancer Steuern sparen willst, wirst du künftig den Fehlbetrag rasch nachzahlen müssen. Das kann dich in finanzielle Engpässe bringen. Deshalb kann es sinnvoll sein, eine etwas höhere Vorauszahlung beim Finanzamt zu beantragen. Hast du am Ende zu viel gezahlt, erhältst du die Erstattung und somit wieder Liquidität.

2. Fehlerhafte Buchführung

Manche Freelancer können oder wollen sich keinen Buchhalter leisten und erledigen die Buchhaltung entsprechend selbst. Das ist okay solange man die wichtigsten Basics der Buchführung kennt. 

Weist man beispielsweise die Mehrwertsteuer für eingekaufte Waren nicht aus, muss man als Freelancer Steuern zahlen, die man sich hätte sparen können. Dann fällt die Voranmeldung der Umsatzsteuer zu deinen Ungunsten aus, weil die Erstattung der Umsatzsteuer seitens des Finanzamtes entsprechend geringer ist. Ein korrekte Buchführung hilft dabei solche Probleme zu vermeiden.

3. Weise als Freelancer Steuern auf eigenen Rechnungen korrekt aus

Auf den eigenen Rechnungen muss die Mehrwertsteuer immer korrekt ausgewiesen sein. Dabei handelt es sich nicht automatisch um den Mehrwertsteuersatz von aktuell 19%. 

Wer als Freelancer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, muss auf den Rechnungen gar keine Mehrwertsteuer ausweisen. Dann darf allerdings folgender Hinweis auf deiner Rechnung nicht fehlen: »Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird die Umsatzsteuer nicht berechnet.«

Wer seine Dienstleistungen an Unternehmen mit Sitz im Ausland anbietet, muss ebenfalls keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen und an das Finanzamt abführen. Der Grund: Leistungen an Unternehmer müssen in der Regel dort versteuert werden, wo sich der Sitz des Auftraggebers (Leistungsempfängers) befindet. Dazu ist es wichtig, auf der Rechnung folgenden Hinweis zu platzieren: »Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers«

Achte darauf, dass deine Rechnungen die Steuern korrekt ausweisen und du nicht unnötig viel Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlst.

4. Wenn die Fristverlängerung zur Falle wird

Für die Zahlung der Umsatzsteuer kann man als Freelancer eine dauerhafte Fristverlängerung zur Voranmeldung der Umsatzsteuer beantragen. Neben dem Zugewinn an Bearbeitungszeit für die Steuererklärung erhalten wir quasi für einen Monat einen zinsfreien Kredit vom Finanzamt. Das ist aber nur der Fall, wenn die Einnahmen unsere Ausgaben übersteigen, da wir dann Umsatzsteuer nachzahlen müssen. 

Ist es umgekehrt (die Ausgaben übersteigen die Einnahmen) ist diese Fristverlängerung hinderlich, da uns vom Finanzamt eine Erstattung zusteht, auf die wir einen Monat länger warten müssen. Langjährige Freelancer sollten natürlich regelmäßig mehr Einnahmen als Ausgaben erzielen. 

Für Gründer und Gründerinnen kann diese Fristverlängerung der Umsatzsteuer-Voranmeldung demnach hinderlich sein.

5. Die falsche Rechtsform

Hin und wieder gibt es Freelancer, die gerne als eigene GmbH auftreten möchten, weil dies bei Kunden vermeintlich seriöser wirkt. Man sollte sich jedoch darüber bewusst sein, dass man sich mit den Vorteilen einer GmbH oder UG unheimlich viele Nachteile einhandelt. 

Für die GmbH sprechen die Haftungsbeschränkung, die freie Wahl des Unternehmensnamen und vielleicht noch die Reputation bei den Kunden. Dagegen sind die laufende finanzielle Belastung sowie der administrative Aufwand immens. 

Besonders in der Startphase ist es oft die bessere Wahl die Rechtsform des Einzelunternehmens zu wählen. Haftungsrisiken lassen sich auch mit entsprechenden Versicherungen abdecken.

Fazit

Wer als Freelancer Steuern korrekt auf seinen Rechnungen ausweist und seine Buchhaltung unter Kontrolle hat, legt den Grundstein für eine erfolgreiche Karriere. Nur wer den finanziellen Überblick hat, kann steuerliche Entscheidungen treffen, die strategisch gut zur eigenen selbstständigen Tätigkeit passen. 

Welche typischen Fehler kennst du zu diesem Thema? Schreibe sie in die Kommentare und teile deine Erfahrung mit anderen Lesern dieses Blogs.