Ein effektives Zeitmanagement ist der Schlüssel für einen produktiven und stressfreien Alltag im Job. Schließlich lauern am Tag jeder Menge Zeit-Diebe und unvorhergesehene Arbeitsunterbrechungen, welche dafür sorgen, dass man irgendwie nicht zu den wichtigen Dingen kommt. Besonders im Home Office ist die Gefahr für Ablenkungen sehr groß. Pomodoro ist das Stichwort für ein gutes Zeitmanagement. Denn die Pomodoro-Technik ist eine eigene Methode, die dabei hilft, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu fokussieren. Daneben wird Wert auf ein angemessenes Verhältnis zwischen Arbeitszeit und Pausenzeit gelegt. Der Arbeitsalltag wird durch diese Methode in ganz besondere Weise strukturiert. beachtet man einige Punkte bei der Anwendung, kann die Methode ihr volles Potential entfalten. Wie das genau funktioniert, wird in diesem Beitrag erklärt.
Die Ursprünge der Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik geht auf ihren Erfinder Francesco Cirillo zurück, welcher in den 80er Jahren in Italien studierte. Wie viele Studierende hatte Cirillo ein Problem mit Prokastination und er konnte sich nur sehr schwer zum Lernen aufraffen. Um besser im Vorlesungsstoff voran zu kommen, strukturierte Cirillo seinen Studientag mit einem kreativen Hilfsmittel.
Denn Cirillo griff auf eine Handelsübliche Küchenuhr zurück, um sich Zeiten zum lernen zu stoppen. Diese Küchenuhr hatte eine besondere Form – sie sah aus die eine Tomate. Damit erhielt die Zeitmanagement-Methode ihren Namen, da „Pomodoro“ die italienische Bezeichnung von Tomate ist.
Was ist die Pomodoro-Technik?
Im Wesentlichen besteht die Pomodoro-Technik auf einem einfachen Prinzip: Es werden 25 Minuten Zeit für eine Aufgabe geblockt, die Pomodori genannt werden. Auf ein Pomodori folgt eine 5 Minütige Pause zur Erholung von der Arbeit. Nach diesem Prinzip wurde es auch von Cirillo getan. Denn 25 Minuten sind ein typisches Zeit-Intervall, das auf einer handelsüblichen Küchenuhr abgebildet werden kann.
Nach Prinzip Pomodoro folgen nach eine Pause wieder ein Pomodori, indem gearbeitet wird. Sind 4 Pomodori geschafft, ist jedoch eine längere Erholungspause von ca. 25 Minuten angesagt. So soll die Konzentration nicht über den Tag hinweg nachlassen, sodass Anwender:innen der Pomodoro-Technik in Arbeitsblöcken von 2 Stunden und 45 Minuten arbeiten.
Wie wendet man Pomodoro richtig an?
Die Pomodoro-Technik beruht auf guter Vorbereitung. Bevor man mit der Arbeit beginnt, sollten sich alle ToDos auf einer Liste aufgeschrieben werden. Dann gilt es die ToDos zu priorisieren. Das bildet die Grobstruktur für den Arbeitstag.
Anschließend weißt man jede Aufgabe einem Pomodoro zu. Hier kann es Sinn machen Aufgaben in Einzelschritte zu unterteilen und einzuschätzen, wie viel Zeit diese brauchen. Zum Beispiel: Recherche für Präsentation (10 Minuten), Gestaltung der Folien Folien (15 Minuten). Es ist wichtig, in einem Pomodoro ausschließlich eine Aufgabe zu bearbeiten.
Nach einer Arbeitseinheit legt man eine Pause von 5 Minuten ein. Hier geht es wirklich darum Pause zu machen und sich zu entspannen. Damit bekommt das Gehirn auch wirklich eine Pause. Kleine Bewegungseinheiten oder Atemübungen sind eine gute Möglichkeit sich wirklich Entspannung zu verschaffen. Schädlich ist es, wenn man die 5 Minuten benutzt, um kleine Aufgaben zu erledigen oder die E-Mails zu checken.
Wie wirkt die Pomodoro-Technik?
Das Prinzip nach Pomodoro baut auf einem ganz einfachen Prinzip auf, nämlich Fokus. Schon allein durch die Vorbereitung und Strukturierung der Aufgaben wird man sich über die Wichtigkeit der eigenen Aufgaben bewusst. Das ist die Grundlage um diese nach und nach zu bearbeitet, was gleichzeitig auch zu einem Erfolgserlebnis führt.
Motivierend wirkt auch die Tatsache, dass man sich die Aufgaben in kleine Einheiten aufteilt. Denn je kleiner die ToDos sind, desto handhabbarer erscheinen sie uns. Somit läuft man weniger Gefahr, diese vor sich her zu schieben und die Wahrscheinlichkeit der Prokastination verringert sich.
Daneben sorgt die Abfolge von Pomodori und Pausen dazu, dass man sich an Aufgaben fest beißt und ausreichend Erholung hat. Denn viele merken gar nicht, wie sie unproduktiver werden, wenn sie ununterbrochen arbeiten. Die „Küchenuhr“ erinnert in diesem Sinne daran, das der menschliche Organismus eine Pause braucht.
Neben zu wenigen Pausen sind ungeplante Arbeitsunterbrechungen ein reiner Produktivitätskiller. Wissenschaftliche Erkenntnisse zeigen, dass man 20 Minuten braucht um nach einer Störung wieder in eine Aufgabe zu finden. Mit der Pomodoro-Technik diszipliniert man sich dazu, wirklich eine Aufgabe anzupacken ohne sich Ablenken zu lassen.
Tipps für die Umsetzung
Damit Pomodoro zum Zeitmanament funktioniert, ist es wichtig, dass man sich etwas Flexibilität bewahrt. Schließlich gibt es menschliche Bedürfnisse wie Hunger oder Durst die gestillt werden müssen. Ansonsten kann man nicht produktiv arbeiten. Für solche Dinge kann eine Arbeitseinheit natürlich unterbrochen werden. Dasselbe gilt natürlich auch für Notfälle.
Es kann etwas dauern, bis man sich an die 25 Zeitintervalle nach dem klassichen Pomodoro-Ansatz gewöhnt hat. Stellt man fest, dass diese Spanne gar nicht zum eigenen Rhythmus passt, kann es helfen die Zeitfenster anzupassen. In der praxis haben sich Spannen von 15 bis 40 Minuten bewährt. Zu lange sollte aber das Pomodoro nicht sein, damit die Produktivität nicht unbemerkt nachlässt.
Störquellen – insbesondere in Form von Kolleg:innen oder Familienangehörigen – können den Arbeitsrhythmus nach Pomodoro enorm stören. Man möchte schließlich auch nicht unhöflich oder gar abweisend sein. Dementsprechend empfiehl es sich, die Menschen im Umfeld einzuweihen und zu sagen, dass man für einen gewissen Zeitraum ungestört arbeiten möchte.
Nicht jeder hat eine Küchenuhr in Tomatenform zur Hand. Natürlich kann es auch jede andere Stoppuhr sein. Mittlerweise gibt es auch viele Timer im Internet, die auf der Pomodoro-Technik aufbauen. Hier gibt es zum Beispiel den Tomato Timer, den Pomodoro Tracker, Tomato Timers und Clockify. Daneben gibt es auch Apps, welche einem helfen, Arbeits- und Ruhephasen zu planen. So kann man sich für Apple-Geräte zum Beispiel Flat Tomato herunterladen und Android-Nutzer:innen können Focus To-Do versuchen. Auch auf Youtube gibt es entsprechende Videos mit Hintergrundmusik.
Dieser Ansatz des Zeitmanagements lebt auch sehr stark von der Visualisierung. Schließlich schreibt man sich seine ToDos zur Vorbereitung strukturiert auf. Diese Liste entlastet das Gehirn schon einmal ungemein. Daneben ist es wichtig, erledigte Aufgaben auch wirklich abzuhaken oder durchzustreichen. Das motiviert, da man sieht, was man schon erreicht hat. Gleichzeitig seiht man wie man nach und nach mehr geschafft hat.
Das konsequente Umsetzen der Pomodoro-Technik braucht sehr viel Disziplin. Es kann verlockend sein doch länger an einer Aufgabe zu arbeiten oder länger Pause zu machen. Um die eigene Willenskraft zu fördern, können Belohnungen helfen. So kann man sich in den Pausen sein Lieblingsgetränk oder einen leckeren Snack gönnen.
Fazit
Die große Stärke dieses Zeitmanagement-Ansatzes liegt in der Kombination von Aufgabenstrukturierung und der klaren Gliederung in unterschiedliche Phasen. Dadurch wird ein klarer Überblick über die Aufgaben deutlich und gerade große Themenblöcke werden in kleine, handhabbaren Aufgaben gegliedert. Das ist besonders hilfreich, wenn Prokastination ein Problem ist. Gleichzeitig profitieren diejenigen von dieser Methode, die bei ihrer Arbeit kein Ende finden, da man an die nötige Pause erinnert wird.
Denn ein gutes Zeitmanagement ist wichtig, um strukturiert an die Arbeitsaufgaben zu gehen und sich Stress zu ersparen. Die Pomodoro-Technik ist ein einfacher Ansatz, um diszipliniert ToDos abzuarbeiten. Bereitet man seine Aufgaben sowie dein Umfeld darauf vor, kann man sich so ohne ungewünschte Unterbrechung an die Arbeit machen. Besonders durch das strukturierte Aufschreiben und das Durchstreichen der Aufgaben wird deutlich, was man alles geschafft hat und steigert die Motivation. Kleine Belohnungen nach den einzelnen Arbeitseinheiten können den Ansatz abrunden. So werden die kleinen Pausen auch wirklich zur Erholung genutzt und man freut sich im Ideallfall auch auf die Arbeit an sich.