Im letzten Teil der Reihe »Effektive Zeitmanagement-Methoden für Freiberufler« möchte ich die ABC-Analyse vorstellen. In den vorherigen Beiträgen haben wir bereits das Eisenhower Prinzip und die ALPEN Methode kennengelernt.
Was ist die ABC-Analyse?
Die ABC-Analyse ähnelt dem Eisenhower Prinzip, da es im Kern ebenfalls um das Priorisieren von Aufgaben geht. Beim Eisenhower Prinzip werden die Aufgaben anhand von Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden. Bei der ABC-Analyse wird versucht, die Wichtigkeit einer Aufgabe anhand des Anteils am Gesamterfolg zu messen.
- A-Klasse: Aufgaben wirken sich zu ca. 80% auf deinen Erfolg aus.
- B-Klasse: Aufgaben wirken sich zu ca. 15% auf deinen Erfolg aus.
- C-Klasse: Aufgaben wirken sich zu ca. 5%auf deinen Erfolg aus.
Ich gebe zu, das Ganze klingt sehr abstrakt. Wie kann uns dies als Freiberufler helfen? Nachfolgend ein praktisches Beispiel:
Die ABC-Analyse in der Praxis
Sinn macht diese Technik für relativ klar messbare Dinge. Beispielsweise lassen sich zeitgleiche Anfragen verschiedener Kunden sehr gut in einer ABC-Analyse kategorisieren, wenn man beispielsweise den Umsatz als Maßstab nimmt.
- A-Kunde macht 80% der Umsätze aus.
- B-Kunde macht 15% der Umsätze aus.
- C-Kunde macht nur 5% der Umsätze aus.
Falls du von allen drei Kundengruppen gleichzeitig eine Anfrage erhältst, wird dir mithilfe der ABC-Analyse direkt ersichtlich, welchem Kunden du zuerst antworten solltest. Vielversprechende Anfragen von Neukunden landen bei mir direkt in der Gruppe A, obwohl erst einmal noch kein Umsatz generiert wurde.
Die Einteilung der Kunden anhand des Umsatzes ist nur eine Möglichkeit, die ABC-Analyse anzuwenden. Vielleicht findest du auch andere Kriterien oder andere Lebensbereiche, in denen du diese Technik anwenden kannst.
Im Folgenden möchte ich dir noch ein paar weitere Beispiele geben, wie ich die ABC-Analyse bewusst und zum Teil auch unbewusst anwende:
Rechnungen: Geringe Ausgaben fallen bei mir automatisch in die C-Klasse. Geht es um hohe Ausgaben, wende ich viel mehr Zeit auf (z.B. um Preise zu vergleichen oder Angebote neu zu verhandeln). Hohe Ausgaben fallen somit direkt in die A-Klasse. Dieses Beispiel zeigt, dass diese Technik in vielen Bereichen bei uns Freiberuflern eigentlich schon automatisch funktioniert.
Investitionen: Wenn ich in Aktien investiere, machen manche Aktien einen größeren Teil meines Gesamtportfolios aus. Diese Aktien befinden sich in der A-Klasse. Das heißt, dieses Unternehmen behalte ich besser im Auge und wende mehr Zeit auf, um mich in dessen Geschäftsberichte einzulesen.
Fazit
Die ABC-Analyse lädt dazu ein, grundsätzliche Entscheidungshilfen bei der Priorisierung von Aufgaben zu finden und konsequent umzusetzen. In manchen Lebensbereichen handeln wir ganz automatisch nach der hier vorgestellten Technik. Für Bereiche, die einen höheren Entscheidungsaufwand erfordern, kann der gezielte Einsatz dieser Technik sehr hilfreich sein.