Das Angebot an Cloud-Diensten wird immer größer. Statt einen eigenen Server zu unterhalten kann man als Freiberufler seine Rechnungen, Dateien und Belege bequem an einen Cloud-Dienst übertragen und von vielen Vorteilen profitieren. Lohnt es sich, die Daten an einen Cloud-Dienst zu übergeben, oder gibt es auch heute noch gute Gründe Dateien besser auf dem eigenen Rechner oder Server zu speichern?
Vorteile der Cloud Dienste
Einrichtung
Für die Installation und Konfiguration eines eigenen Systems / Fileservers sollte man zumindest grundlegende EDV Fähigkeit mitbringen. Portfreigaben, Nutzerverwaltung, VPN usw. sollten keine Fremdworte sein. Die Einrichtung eines Cloud-Dienstes ist deutlich einfacher. E-Mail, Nutzername, Passwort und fertig.
Verfügbarkeit & Usability
Anbieter von Cloud Diensten stellen neben dem Server Zugang auch hervorragende Apps für den mobilen Zugriff bereit. Der Zugriff auf Dateien funktioniert einfach, intuitiv und von fast jedem beliebigen Endgerät. Einige Anbieter bieten grafisch ansprechende Dashboards. Cloud-Dienste für die Buchhaltung bieten übersichtliche Darstellungen von Einnahmen und Ausgaben und liefern Benachrichtigungen z.B. wenn Rechnungen und Zahlungen überfällig sind.
Wartung
Technische Störungen auf einem eigenen System sind manchmal mit viel Zeitaufwand verbunden. Wartungsarbeiten lenken von der eigentlichen Tätigkeit ab. Sicherheits-Updates, Verbindungsprobleme oder technische Störungen werden hingegen vom Anbieter des Cloud Dienstes vorgenommen bzw. behoben.
Nachteile der Cloud Dienste
Hohe Abhängigkeit
Einmal in der Cloud immer in der Cloud! Das gilt zumindest für manche Dienste. Während man bei Dropbox relativ einfach alle Dateien auf einen eigenen Server oder Computer übertragen kann ist die Bindung bei Cloud Diensten im Bereich der Buchhaltung schon deutlich stärker. Getätigte Abbuchungen sollten zumindest als DATEV exportierbar sein. Einstellungen für die Rechnungen wie z.B. Nummernkreise für Rechnungsnummern oder Kontenpläne muss man sich sonst mühsam nach einem Wechsel wieder einrichten.
Hinweis für die Kreativen unter euch:
Auch Adobe bindet mit der Creative Cloud relativ stark an den Dienst. Wichtige Programme wie Photoshop, Illustrator usw. können nur noch im monatlichen Cloud Abo geleast werden. Vollversionen mit Einmalzahlung gibt es schon lange nicht mehr. Dateien einiger Programme sind nicht abwärtskompatibel. D.h. Dateien die mit der Cloud-Version gespeichert wurden können u.U. nicht mehr mit einer älteren Vollversion geöffnet werden. Um die Dateien öffnen zu können muss man weiterhin den Cloud Dienst nutzen.
Datenschutz
Bei der Nutzung von Cloud-Diensten lädt man nicht nur die eigenen Daten auf einen externen Server sondern auch Daten der Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Die Übermittlung sensibler Daten kann der freiberuflichen Existenz erheblichen Schaden zufügen, wenn diese Daten in falsche Hände geraten. Allerdings ist auch der eigene Rechner / Server nicht zu 100% vor Datenklau sicher.
Große Dateien
Als Grafikdesigner arbeite ich öfter mit großen Dateien wie z.B. hochauflösende Bilder oder Filme. Die Geschwindigkeit der Dateiübertragung ist über das Internet wesentlich langsamer als im lokalen Netzwerk.
Fazit: Cloud-Dienste für Freiberufler
Inzwischen gibt es Cloud-Dienste für viele Bereiche der freiberuflichen Tätigkeit. Buchhaltung, Kontaktverwaltung, Projektmanagement, File-Sharing oder Softwarenutzung sind nur einige Beispiele. Nachteile wie geringere Datenübertragungsraten im Vergleich zu lokalen Netzwerken werden durch schnellere Internetanbindungen in der Zukunft immer weniger ins Gewicht fallen.
Für mich ist der Datenschutz und die zum Teil extrem hohe Bindung an das Unternehmen Grund genug weiterhin auf den eigenen Server zu setzen. Viele Serverhersteller bieten inzwischen Apps um mit mobilen Geräten auf Dateien zuzugreifen und diese teilen zu können. Diese Apps entwickeln sich ständig weiter, auch wenn die Qualität der Usability zum Teil deutlich hinter den Apps der Cloud-Dienstleister liegt. Wie managst du deine Daten?