Du hast gerade deinen ersten Auftrag als Freelancer abgeschlossen und schreibst deine erste Rechnung? Super! Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, solltest du darauf achten, dass alle geforderten Angaben auf deiner Rechnung zu finden sind.
Darauf solltest du achten, wenn du korrekte Rechnungen schreiben möchtest:
1. Die Kontaktdaten von dir und deinem Auftraggeber
Dazu gehören dein vollständiger Name, deine vollständige Anschrift und die Anschrift deines Auftraggebers (Leistungsempfängers).
2. Deine Steuernummer / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Nach der Anmeldung deiner selbstständigen Tätigkeit teilt dir das Finanzamt eine Steuernummer mit. Alternativ kannst du dir beim Bundeszentralamt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilen lassen. Letztere ist sinnvoll für Zahlungen im Ausland.
Egal welche der beiden Nummern du verwendest: Eine davon muss auf die Rechnung.
3. Rechnungsnummer
Wichtig ist, dass beim Rechnungen Schreiben die Nummer immer fortlaufend ist. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Zwei Rechnungen mit einer identischen Nummer darf es also nicht geben. In Buchhaltungsprogrammen kannst du dazu sog. Nummernkreise erstellen.
4. Das Ausstellungsdatum
Dieser Punkt ist wohl selbsterklärend (:
5. Der Zeitpunkt der Lieferung
Neben dem Ausstellungsdatum muss auch der Zeitpunkt der Lieferung festgehalten werden. Hast du ein größeres Projekt mit mehreren Abschlagsrechnungen, zählt der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts. In meiner beruflichen Praxis waren Ausstellungsdatum und Daten der Lieferung meist identisch.
6. Der Umfang und die Art der Leistung
Der Umfang deiner gelieferten Dienstleistungen. Falls du Produkte verkaufst, dann führe die Menge und Art der entsprechenden Gegenstände auf.
7. Das Netto Entgelt
Der Nettobetrag deiner Leistungen / Vergütung / Produkte. Falls es zu Minderungen des vereinbarten Entgelts kommt (z.B. Rabatte), müssen diese ebenfalls aufgeführt werden.
8. Der anfallende Steuersatz
Anzuwendender Steuersatz (i.d.R. Umsatzsteuer) sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. Im Klartext: Der Prozentsatz der Steuer (z.B. 19% MwSt) und den Betrag z.B. in EUR, den die Steuer vom Gesamtbetrag ausmacht.
9. Hinweis zur Steuerbefreiung
Im Falle einer Steuerbefreiung (z.B. Kleinunternehmer-Umsatzsteuerbefreiung) musst du einen entsprechenden Hinweis platzieren, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Die Umsatzsteuerbefreiung kannst du beim Finanzamt beantragen, wenn dein Gesamtumsatz die Grenze von 17.500 EUR im Vorjahr nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 50.000 EUR nicht überschreiten wird. Dann zählst du als Kleinunternehmer und musst die Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen.
Hier ein Formulierungsbeispiel für deine Rechnung:
»Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.«
Fazit
Rechnungen schreiben ist nicht schwierig. Jedoch stellt man sich besonders als Gründer einige Fragen rund um das Thema »Rechnungen schreiben«. Mit diesem Beitrag möchte ich dir dabei helfen, die wichtigsten Formalien im Überblick zu behalten. Hier kannst du eine kostenfreie Musterrechnung für Kleinunternehmer herunterladen.