Inkasso: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Die selbstständige Existenz als Freiberufler ist gut angelaufen – die ersten Aufträge sind erledigt, der sorgfältig kalkulierte Businessplan könnte prima aufgehen. Könnte, wenn die Kunden zahlen würden. Ein Zahlungsausfall in der Startphase des Unternehmens ist existenzbedrohend.

Vorbeugen ist besser als mahnen

Rechnungen sollten zeitnah verschickt werden und bereits eine Zahlungsfrist enthalten, am besten ein konkretes Fälligkeitsdatum. Der Schuldner gerät auch ohne Mahnung in Verzug, sobald die Frist verstrichen ist. Dein Vorteil: ab Fälligkeit kannst du beim Inkasso auch Mahnkosten und Zinsen verlangen.

Bei größeren Aufträgen vereinbarst du Teilzahlungen je nach Auftragsfortschritt. Hast du Zweifel an der Bonität eines Kunden, kannst du bei Wirtschaftsdatenbanken wie GENIOS, Creditreform oder der SCHUFA Auskünfte einholen. Das kostet Geld, bewahrt dich aber vielleicht vor einem Zahlungsausfall, wenn du mit kritischen Kunden Vorkasse vereinbarst.

Zuerst freundlich erinnern

Als Freiberufler brauchst du eine vernünftige Büro-Organisation, die Zahlungsfristen und Inkasso nachhält. Natürlich kann man so eine Funktion auch outsorcen, aber erstens kostet das Geld, und zweitens kannst du nicht sicherstellen, dass deine Kunden von einem externen Dienstleister mit der gebotenen Freundlichkeit und Höflichkeit behandelt werden. Im Idealfall soll aus einem ersten Auftrag eine langfristige Geschäftsbeziehung werden, die nicht gleich an einer entschuldbaren Nachlässigkeit bei der Zahlung scheitert.

Eine freundliche Zahlungserinnerung rund zwei Wochen nach Fälligkeit ist eine gute Lösung. Ob über dem Brief Zahlungserinnerung oder Mahnung steht, ändert juristisch gesehen gar nichts. Hast du die Rechnung richtig geschrieben, ist dein Kunde eh schon in Verzug. In der Erinnerung sollte noch einmal eine Frist gesetzt werden, zum Beispiel zehn Tage. Eine zweite Mahnung darf dann deutlicher formuliert sein.

Übrigens schadet es nichts, persönlichen Kundenkontakt zu suchen, ihn einfach anzurufen und beiläufig nach der Zahlung zu fragen. Vielleicht ist ein Missverständnis schnell geklärt. Und wenn es später doch hart auf hart kommt: ein gerichtliches Mahnverfahren setzt keine schriftliche Mahnung voraus.

Gerichtliches Mahnverfahren als kostengünstige Alternative

Haben Mahnungen nichts geholfen, bleibt nur der Weg zum Gericht. Gestalte das Inkasso so, dass du auf jeden Fall innerhalb von drei Monaten nach Fälligkeit der Rechnung gerichtlich mahnen kannst. Das geht ohne Anwalt und wesentlich kostengünstiger als ein normaler Zivilprozess. Es wird nur eine halbe Gerichtsgebühr fällig, bei Forderungen bis 1.000 € sind das 32 €. Zuständig ist das für deinen Wohnort bzw. Firmensitz zuständige zentrale Mahngericht. Die amtlichen Formulare gibt es im Schreibwarenhandel.

Das Mahngericht prüft den Antrag nur formal, nicht inhaltlich. Ist alles in Ordnung, stellt es dem säumigen Kunden einen Mahnbescheid zu. Und wenn der nicht innerhalb von zwei Wochen widerspricht, wird der Bescheid vollstreckbar. Geldforderungen kannst du also ohne Klageerhebung und Urteil eintreiben.

Inkasso durch den Gerichtsvollzieher

Ist der Mahnbescheid rechtskräftig, musst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dafür hast du sechs Monate Zeit, und dein Kunde bekommt anschließend Besuch vom Gerichtsvollzieher. Aber Achtung: einem nackten Mann kann man bekanntlich nicht in die Taschen greifen. Mahnverfahren und Vollstreckung gegen einen insolventen Schuldner bringen nichts, und du bleibst am Ende auf den Kosten sitzen. Die vorgeschaltete Bonitätsprüfung schützt dich auch hier vor Überraschungen.