Ob für Besprechungen mit Kunden, geschäftliche Besorgungen oder andere Termine: Als Freiberufler ist das eigene Auto in vielen Fällen unersetzlich. Du darfst aber nicht vergessen, dass so ein Firmenwagen auch versteuert werden muss. Auf der anderen Seite besteht für Freiberufler die Möglichkeit, den Firmenwagen steuerlich abzusetzen.
Egal, ob man als Freiberufler seinen Firmenwagen kauft, least oder einfach seinen Privatwagen zum Firmenwagen macht: Dieser Schritt will wohl überlegt sein, da er steuerliche Konsequenzen nach sich zieht. Unterschieden wird dabei in drei Kategorien: Notwendiges Betriebsvermögen, gewillkürtes Betriebsvermögen und Privatvermögen. Die Zuordnung richtet sich nach den Anteilen deiner geschäftlichen Nutzung:
1. Notwendiges Betriebsvermögen: Der Anteil der betrieblichen Fahrten liegt über 50%.
2. Gewillkürtes Betriebsvermögen: Der Anteil der betrieblichen Fahrten liegt zwischen 10% und 50% Prozent. Du kannst selbst entscheiden, ob dein Auto ins Privat- oder Betriebsvermögen gehört.
3. Privatvermögen: Der Anteil der betrieblichen Fahrten liegt unter 10%.
Im Zweifelsfall kann es sich lohnen, über einen längeren Zeitraum deine Fahrten aufzuzeichnen und anschließend zu entscheiden, in welche Kategorie das Fahrzeug gehört. Bist du mehr als die Hälfte der Zeit betrieblich unterwegs, ist klar: Dein Fahrzeug ist ein Firmenwagen.
Diese Kosten kannst du beim Firmenwagen absetzen
Ist erst einmal entschieden, dass dein Fahrzeug ins Betriebsvermögen gehört, können einige Ausgaben als Teil deiner Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden. Dazu gehören zum Beispiel:
- Tankkosten
- Reparaturen (keine Nachrüstungen)
- Ölwechsel
- Autowäsche
- Sommer- und Winterreifen
- Parkgebühren
- Maut
- Kfz-Versicherungen und -Steuern
Hast du einen neuen Wagen gekauft, kannst du die Anschaffungskosten in der Steuererklärung auf sechs Jahre verteilt als sogenannte Abschreibung geltend machen. Sechs Jahre werden angesetzt, da die Behörden davon ausgehen, dass du das Fahrzeug noch ungefähr so lange nach Kauf nutzt.
Hier gibt es einige Feinheiten zu beachten: Bei dem Kauf eines Gebrauchtwagens zum Beispiel wird das Fahrzeugalter von der Restnutzung abgezogen. Das heißt genau: Kaufst du ein zwei Jahre altes Auto, werden die Anschaffungskosten auf vier Jahre Restnutzung aufgeteilt. Ist das Fahrzeug vier Jahre alt oder älter, werden meistens zwei Jahre Restnutzung berechnet.
Willst du als Freiberufler deinen Privatwagen ins Betriebsvermögen übertragen (auch Einlage genannt), so wird der Ausgangswert für die Berechnung geschätzt und wie beim Gebrauchtwagen je nach Alter auf eine bestimmte Anzahl Jahre aufgeteilt. Bei einem geleasten Fahrzeug können nicht nur laufende Leasing-Zahlungen, sondern auch Sonderzahlungen zu Beginn des Vertrags und Gebühren für Zulassung oder Transport abgesetzt werden.
Private Fahrten mit dem Firmenwagen müssen versteuert werden
Da du als Freiberufler bei einem Firmenwagen die Möglichkeit hast, betriebliche Ausgaben bei der Steuer abzusetzen, muss im Umkehrschluss die Privatnutzung versteuert werden. Hier kannst du zwischen zwei Methoden entscheiden: der Ein-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch. Die Wahl kann zu jedem Jahreswechsel neu getroffen werden und will wohl überlegt sein, denn: Die mögliche Ersparnis kann sich im vierstelligen Bereich bewegen.
Die Ein-Prozent-Regelung ist auch bekannt als Pauschalversteuerung, da die Steuerlast pauschal nach dem inländischen Bruttolistenpreis des Fahrzeuges berechnet wird. Hier gilt immer der Neupreis, auch wenn du einen Gebrauchtwagen fährst. Hat dein Firmenwagen einen Bruttolistenpreis von 40.000 Euro, ergibt sich ein pauschaler Nutzungswert von 400 Euro im Monat. Das- selbe gilt, wenn ein Auto mit einem Bruttolistenpreis von 40.000 Euro für 20.000 Euro gebraucht erworben wurde. Da bei der Ein-Prozent-Regelung nur die privaten Fahrten steuerlich berechnet werden, muss der Arbeitsweg mit 0,03% zusätzlich ermittelt werden.
Auch zu beachten ist, dass du die Ein-Prozent-Methode nur bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens 50% wählen kannst —also, wenn dein Auto zum notwendigen Betriebsvermögen gehört. Ist der Anteil niedriger, musst du deine Fahrten aufzeichnen. Umgekehrt genauso: Allein die Möglichkeit, das Auto privat nutzen zu können, kann von den Finanzbehörden bekanntlich als geldwerter Vorteil gesehen werden. Wenn du deinen Firmenwagen also zu 100% dienstlich fährst und keine Steuer auf nicht vorhandene Privatfahrten zahlen möchtest, muss auch dies per Fahrtenbuch nachgewiesen werden.
Die Alternative zur Ein-Prozent-Methode: Das Fahrtenbuch
Wenngleich die Ein-Prozent-Methode durch ihre pauschale Berechnung einiges an Bürokratie erspart, so ist sie im Vergleich zum Fahrtenbuch in den meisten Fällen wesentlich teurer. Je nach Fall winken für Freiberufler Steuerersparnisse im vierstelligen Bereich. Besonders bei starker betrieblicher Nutzung und Fahrzeugen mit hohem Bruttolistenpreis lohnt sich der Umstieg auf ein Fahrtenbuch. Damit die Finanzbehörden dein Fahrtenbuch anerkennen und dir nicht Nachzahlungen nach der Ein-Prozent-Methode auferlegen, müssen einige Vorgaben erfüllt sein. Es gilt:
1. Das Fahrtenbuch muss lückenlos sein:
Du musst jede einzelne Fahrt, die du mit dem Firmenwagen tätigst, dokumentieren. Zur vollständigen Angabe gehören das Datum, der Anfangs- und Endkilometerstand, die Start- und Zieladresse und bei betrieblichen Fahrten der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner sowie der Anlass des Besuchs. Auch Privatfahrten müssen zwingend angeben werden, wobei die Angabe der Kilometerstände genügt.
2. Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden:
Um Manipulation und falschen Angaben vorzubeugen, muss das Fahrtenbuch so zeitnah wie möglich nach der Fahrt geführt werden.
3. Das Fahrtenbuch muss geschlossen sein:
Du kannst deine Fahrten nicht einfach auf losen Zetteln notieren. Das Fahrtenbuch muss stattdessen in einem gebundenen Heft geführt werden.
4. Das Fahrtenbuch muss manipulationssicher sein:
Nachträgliche Änderung müssen kenntlich und für die Finanzbehörden nachvollziehbar mit Datum gekennzeichnet werden.
Steuern sparen ohne Zettelchaos mit einem digitalen Fahrtenbuch
Wie du siehst, bedeutet Steuerersparnis vor allem eins: Bürokratie und Disziplin. Im hektischen Alltag ist es nervenraubend, vor jedem Termin noch schnell die letzte Fahrt mit den korrekten Kilometerständen nieder zu kritzeln. Digitale Fahrtenbücher bieten für Freiberufler hier Steuerersparnis — genauso wie handschriftliche Fahrtenbücher — und retten gleichzeitig vor Bürokratie — wie die Ein-Prozent-Methode. Hier ist jedoch besonders auf die Finanzamtskonformität des Anbieters zu achten, denn nicht jedes digitale Fahrtenbuch ist gleich.
Von der Hardware bis zur Software existieren zwischen den Anbietern gravierende Unterschiede. So arbeiten manche mit einem aufwändigen Festeinbau im Fahrzeug, andere mit einem Fahrtenbuchstecker für die Diagnoseschnittstelle und wieder andere ganz ohne Hardware — was insbesondere die lückenlose Aufzeichnung und die korrekte Aufbewahrung von Steuerdokumenten gefährdet. Es gilt: Ein digitales Fahrtenbuch muss für die Finanzbehörden dieselben Informationen liefern wie auch ein handschriftliches Fahrtenbuch.
Eine smarte Lösung für die Führung eines digitalen Fahrtenbuchs bietet Vimcar mithilfe eines einfach zu installierenden Fahrtenbuchsteckers für dein Auto. Die Daten kannst du direkt auf deinem Smartphone oder am PC abrufen. Hier hast du die Möglichkeit Vimcar selbst 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich zu testen: https://vimcar.de/fahrtenbuch-testen.